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Gestión documental en servidores cloud

La gestión documental tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas: permite avanzar hacia la oficina sin papel, establece prácticas de colaboración dentro de la empresa, ahorra espacio y al integrarse en los programas de gestión de la empresa permite que la organización sea mucho más eficiente y productiva.

Si bien ha funcionado razonablemente bien en un escenario de oficina tradicional, la irrupción de tecnologías como movilidad y cloud computing han convertido en pocos años la gestión documental “on premise” en una opción un tanto obsoleta si tenemos en cuenta las ventajas que ofrece la gestión documental cloud.

¿De qué ventajas hablamos? De la posibilidad para las empresas de disponer de almacenamiento ilimitado para sus documentos, nuevas posibilidades para acceder la información desde distintos dispositivos y mayores posibilidades a la hora de compartir documentos, tanto de forma privada como si es necesario (marketing, presentaciones, etc.) de forma social.

 Gestión documental como servicio

La apuesta pues por la gestión documental cloud ha provocado el nacimiento de la gestión documental como servicio en la que han conseguido destacar tanto proveedores de software (Openkm, Alfresco, Google, Microsoft, etc.) como de hardware, en el que empresas como HP o Fujitsu  integran soluciones de gestión documental desde el punto de entrada del documento (escáneres, equipos multifunción, smartphones, etc.).

La ventaja de este tipo de oferta es que podemos acceder a soluciones de pago por uso en las que si nuestra casuística se adapta a la plataforma, vamos a poder sacar el máximo partido a la gestión documental a un precio más que razonable.

No obstante, en determinados escenarios puede que la empresa todo lo que necesite sea un repositorio documental y que por lo tanto, soluciones de gestión documental pura le vengan un tanto grandes. Y en estos casos dos son las posibilidades: u opta por un servicio tipo Dropbox/OneDrive ateniéndose a sus limitaciones de espacio/precio o apuesta por una parametrización propia en servidores cloud.

Fuente: Muy Pymes

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